Communication হচ্ছে একটা বিরাট ব্যাপার
যদিও আমাদের চাকরি জীবনে এবং ব্যক্তিগত জীবনে communication-এর ভূমিকা খুবই গুরুত্বপূর্ণ, আমাদের দেশের শিক্ষা প্রতিষ্ঠানগুলো ছাত্রদেরকে communication skill বাড়ানোর কোনো শিক্ষা বা training কিছুই দেয় না।
একজন manager -এর উচিত ভালভাবে কাজ করার জন্য কর্মচারীদেরকে উদ্বুদ্ধ করা। প্রত্যাশিত ফলাফল পাওয়ার জন্য কাজে উদ্বুদ্ধ করতে কর্মচারীদের দৃষ্টিভঙ্গির সংশোধন করতে হবে। তার কাছে কাজের যৌক্তিকতা ব্যাখ্যা করতে হবে। আসলে একজন manager অধিকাংশ সময় যোগাযোগ রক্ষায় সময় ব্যয় করছেন। আমাদের অনেক manager-রা বোঝেন না যে, communication (যোগাযোগ) হচ্ছে কোন message এক ব্যক্তি থেকে অন্য ব্যক্তির কাছে পৌঁছানোর চেয়ে আরো বেশি কিছু। তাদেরকে বোঝাতে হবে যে, যোগাযোগের মাধ্যমে তথ্য বিনিময় হয়, সম্পর্ক তৈরি হয়, লোকেরা উৎপাদনের কাজে উদ্বুদ্ধ হয় এবং কর্মচারীদের চিন্তা-চেতনার পরিবর্তন হয়।
বাংলাদেশী manager -রা পিছিয়ে
আঞ্চলিক অথবা আন্তর্জাতিক মিটিং অথবা সেমিনারে উপস্থাপনার ক্ষেত্রে বাংলাদেশী manager-রা সাধারণত পিছিয়ে। এর পেছনে সাধারণত দু'টি কারণ রয়েছে:
১) ইংরেজিতে দখল কম এবং
২) উপস্থাপনার আগে পর্যাপ্ত home-work না করা।
অনেক কোম্পানিতে communication -এর ক্ষেত্রে কিছু সাধারণ ব্যর্থতা দেখতে পাওয়া যায়, যার কারণ হচ্ছেঃ
১. পুরোপুরি যোগাযোগ-বিচ্ছিন্নতা,
২. উপযুক্ত ব্যক্তিকে জানাতে না পারা,
৩. অনেক দেরীতে তথ্য দেয়া,
৪. ভুল তথ্য দেয়া,
৫. অসম্পূর্ণ তথ্য দেয়া,
৬. যেখানে লিখিত communication প্রয়োজন, সেখানে মৌখিক communication-এর মাধ্যমে কাজ করা,
৭. chain of command এড়িয়ে যোগাযোগ করা,
৮. অন্যান্যদের সামনে কারো সমালোচনা করা এবং
পারস্পারিক আলোচনার সময় এই পয়েন্টগুলো খেয়াল রাখতে হবে:
১) লোকেরা তাই শুনতে চায়, যা তাদের শুনতে ভাল লাগে। Manager-রা যদি বলে যে, কোম্পানির ব্যবসার লোকসান হয়েছে, তবে কর্মীরা হয়ত চিন্তা করবে যে, তাদের চাকরি চলে যেতে পারে।
২) বিভিন্ন লোকের বিভিন্ন উপলদ্ধি বা বুঝ। উদাহরণস্বরূপ, কিছু সংখ্যক শ্রমিক হয়ত ফ্যাক্টরির কাছের আম-গাছের ছায়ায় বসে বা দাঁড়িয়ে হাসাহাসি করছে। ঐ জায়গা অতিক্রম করে যাওয়ার সময় supervisor প্রথমে ভাবল যে, শ্রমিকরা সময় অপচয় করছে। supervisor-এর দ্বিতীয় ভাবনা হলো যে, শ্রমিকরা বেশ প্রফুল্ল্ল এবং প্রফুল্ল শ্রমিকরা কঠোর পরিশ্রম করে থাকে। supervisor -এর তৃতীয় ভাবনা হতে পারে যে, শ্রমিকরা তাকে উপহাস করছে। supervisor এ তিনটার যে কোনটা ভাবতে পারেন।
৩) মানুষ ভুলে যায়। এ জন্য জানা জিনিসের সাথে তাদের দ্বন্দ্ব হয়। Manager কর্মচারীদেরকে উপদেশ দেয় কঠোর পরিশ্রম করার, ব্যয় ও খরচ কমানোর। কিছু সংখ্যক কর্মচারী হয়ত এটাকে তুড়ি মেরে উড়িয়ে দিতে পারে, কারণ তারা জানে যে, কোম্পানির sales manager এখনো অতিরিক্ত বিলাসিতা করে থাকেন।
৪) আমরা যা শুনি, তাতে আমাদের মধ্যে আবেগ সৃষ্টি হয়। সাধারণত যখন কোন পরিবর্তন করা হয়, তখন গুজব রটে যায়।
৫) উপযুক্ত সময় যোগাযোগ করতে হবে। তার মানে, সর্তকতার সাথে সংবাদ পাঠানোর সময় নির্ধারণ করতে হবে। শ্রমিকরা উত্তেজিত থাকলে খারাপ সংবাদ দেয়া যাবে না। অপ্রীতিকর চিঠি অথবা নোটিশ ইস্যু করতে হলে সপ্তাহ শেষ হওয়ার আগেই দ্রুত করে ফেলুন, তাহলে সপ্তাহান্তে শ্রমিকরা cooling off (উত্তেজনা হ্রাস বা শান্ত করা হয় এমন) হবে।
৬) Manager-এর উচিত নিজে কাজ করে, তার কথাকে বাস্তবায়ন করা। যখন আপনি শ্রমিকদের অতিথিদের জন্য ফ্যাক্টরিতে বেড়ানো বন্ধ করে দিবেন, তখন আপনার ব্যক্তিগত অতিথিকেও বেড়াতে দিবেন না। আপনি যদি ভাল কাজের পুরস্কার দেয়ার প্রতিশ্রুতি দিয়ে থাকেন, তাহলে বছর শেষে অবশ্যই সে প্রতিশ্রুতি রক্ষা করবেন।